שמירת מסמכים, תיעוד, עדכון…נשמע כמו דבר טכני, פשוט לביצוע, טריוויאלי, ובאופן כללי מטריח ולא כל כך חשוב. אולם, המציאות היא שתיעוד, הן של מסמכים שהתקבלו אבל בעיקר – של הליכי חשיבה שבוצעו – הוא חלק בלתי נפרד וקריטי בניהול סיכונים באשר הוא. תיעוד נכון, מדויק ויעיל יכול לעיתים לסמן את הגבול הדק שבין עיצום כספי או אפילו הליך פלילי, לבין היכולת להוכיח שהארגון פעל כנדרש.
א. תיעוד מידע
על הארגון לוודא שכל המידע שהתקבל בהקשר של הליכי הכרת הלקוח נרשם. זה כולל גם רישום המסמכים שהארגון אסף בעת אימות הזהות של הלקוח או הנהנה, אך גם הזנה של מידע רלוונטי המופיע במסמכים אלו לתוך מערכת המידע של הארגון.
על הארגון לפתח וליישם כללים ברורים לגבי רשומות שיש לשמור על מנת לתעד הליכי הכרת לקוח שבוצעו לגבי לקוחות ועסקאות בודדות. על כללים אלה לקחת בחשבון, ככל שניתן, אמצעים לשמירת פרטיות כנדרש. הם צריכים לכלול הגדרה של סוגי המידע והתיעוד שיש לכלול ברשומות, כמו גם את תקופת השמירה של רשומות אלה, שאמורים להיות לפחות חמש שנים מסיום הקשר בין הארגון לבין הלקוח. במקרה של חקירה או קיום הליך משפטי, כל הרשומות צריכות להישמר עד לסגירת המקרה. שמירה על רשומות מלאות ומעודכנות חיוני לארגון כדי לפקח כראוי על הקשר שלו עם הלקוח, כדי להבין את העסק השוטף של הלקוח ופעילויותיו, ואם יש צורך, כדי לספק נתיב ביקורת במקרה של מחלוקות, תובענות משפטיות, בירורים או חקירות שעלולים להוביל להליכים אזרחיים או תביעה פלילית.
רשומות נאותות המתעדות את תהליך ההערכה בקשר עם ניטור וסקירה שוטפים, בצירוף מסקנות והחלטות שהתקבלו, צריך להישמר גם כדי לסייע לארגון להוכיח את הציות שלו לרגולציה, בדגש על הליכי הכרת הלקוח ויכולתו לנהל סיכונים בקשר עם איסור הלבנת הון ומימון טרור.
ב. עדכון מידע
רק אם הארגון יבטיח שהרשומות נשארות מדויקות, עדכניות ורלוונטיות, וזאת על ידי ביצוע ביקורות סדירות של רשומות קיימות ועדכון פרטי הכרת הלקוח, יוכל הארגון לעקוב באופן יעיל אחר פעילות חריגה או חשודה. כמו כן, רק רשומות מעודכנות כאמור יאפשרו לרשויות אכיפת החוק, יחידות מודיעין פיננסי ורשויות אחרות לעשות שימוש יעיל במידע זה.
על מנת להישאר מעודכנים אנו ממליצים לכם להירשם לעלון המקצועי שלנו – היחיד מסוגו בישראל בתחום ניהול סיכוני הלבנת הון ומימון טרור. אנא מלאו את פרטיכם בתיבת יצירת הקשר משמאל, ואנו נדאג להוסיפכם לרשימה.
ניתן לבטל את ההרשמה בכל עת. העלון כולל תכנים מקצועיים בלבד ואינו מכיל חומר פרסומי.